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¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el proceso de organizar, almacenar y controlar documentos digitales o físicos dentro de una empresa. Con soluciones como DOC360, este proceso se digitaliza, automatiza y centraliza para garantizar el cumplimiento normativo, la trazabilidad y el acceso seguro desde cualquier dispositivo.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) es una plataforma que permite almacenar, organizar, buscar y compartir documentos digitales de manera eficiente. DOC360 es un software de gestión documental que mejora la productividad y asegura el cumplimiento legal y normativo de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre gestión documental y archivística?
La archivística se enfoca en la preservación y organización de documentos históricos o permanentes, mientras que la gestión documental, como la que ofrece DOC360, abarca todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su eliminación, asegurando control y eficiencia operativa.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión documental?
Los principales objetivos son: optimizar el acceso a la información, reducir el uso de papel, asegurar el cumplimiento normativo (como ISO 9001), proteger los datos y mejorar los procesos de negocio. DOC360 logra estos objetivos con su plataforma segura y flexible.
¿Qué es un software de gestión documental?
Es una herramienta que permite digitalizar, organizar y controlar los documentos empresariales. DOC360 es un software de gestión documental en la nube que integra funcionalidades avanzadas como control de versiones, firmas digitales y flujos de aprobación automatizados.
¿Cuál es el mejor software de gestión documental?
El mejor software depende de las necesidades de cada empresa. DOC360 destaca por su enfoque en la seguridad suiza, su facilidad de uso y su capacidad para integrarse con plataformas como SharePoint, Sage 50, y herramientas de PRL y RRHH.
¿Existen programas gratuitos de gestión documental?
Sí, existen soluciones open source como Alfresco o Redmine. Sin embargo, opciones como DOC360 ofrecen soporte profesional, personalización, y seguridad de alto nivel, lo cual es esencial para empresas con requerimientos normativos exigentes.
¿Qué ventajas tiene la gestión documental en la nube?
La gestión documental en la nube permite acceso remoto, colaboración en tiempo real y reducción de costes. DOC360 ofrece una solución en la nube segura, alojada en servidores suizos, con cifrado y control total de permisos.
¿Qué es la gestión documental digital?
Es la digitalización y control de documentos a través de herramientas tecnológicas. DOC360 permite convertir documentos físicos en archivos digitales indexados, accesibles y protegidos.
¿Cómo puede ayudar la gestión documental en Recursos Humanos?
DOC360 permite centralizar CVs, contratos y certificados, automatizar flujos de aprobación y garantizar la confidencialidad de los datos laborales, mejorando la eficiencia del área de RRHH.
¿Qué es la gestión documental en PRL (Prevención de Riesgos Laborales)?
Consiste en gestionar documentación crítica como certificados de seguridad, evaluaciones de riesgo y fichas técnicas. DOC360 automatiza alertas y vencimientos, ayudando al cumplimiento legal.
¿Qué es la gestión documental de contratistas?
DOC360 facilita la recopilación, validación y seguimiento de la documentación de contratistas, garantizando cumplimiento normativo y reduciendo riesgos en obras y proyectos.
¿Qué características debe tener un buen sistema de gestión documental?
Debe ser seguro, escalable, con control de versiones, permisos avanzados, integración con otros sistemas y trazabilidad completa. DOC360 cumple con todos estos requisitos y más.
¿Qué es la pirámide documental en un sistema de calidad?
Es una jerarquía de documentos que incluye manuales, procedimientos, instrucciones y registros. DOC360 facilita su estructuración, gestión y auditoría bajo normas como ISO 9001.
¿Qué tipo de empresas usan gestión documental?
Todo tipo: desde asesorías y constructoras hasta bancos, farmacéuticas, instituciones educativas y empresas tecnológicas. DOC360 es utilizado por organizaciones que priorizan la seguridad documental y la eficiencia.
